La transformation numérique : comment bien l'appréhender pour n'en tirer que les bienfaits ?

La transformation numérique : comment bien l'appréhender pour n'en tirer que les bienfaits ?

En France, comme dans beaucoup de pays du globe, la transformation numérique s’est accélérée avec le Covid-19, et les entreprises font face à de nouvelles problématiques, d’ordre organisationnel, pour bien intégrer ces évolutions.

Face à cela, la fonction RH doit plus que jamais être à l’écoute de ses collaborateurs, qui connaissent un stress grandissant lié à l’incertitude et au changement.

Cet article a pour objectif de livrer quelques clés, pour comprendre ces changements qui s’opèrent, et s’adapter plus facilement à cette montée soudaine de la technologie dans nos vies.

I - La transformation numérique, une réponse évidente à la crise sanitaire

Avec le Covid-19, les managers ont dû réagir dans l'urgence et réorganiser leur manière de travailler. Le recours à la technologie est apparu comme évident, mais au passage, il a bouleversé les modes de consommation, d’approvisionnement, de production, et d’interaction au travail.

La transformation numérique a permis aux entreprises de gagner en efficacité et en flexibilité; et avec elle, la généralisation du télétravail et l'adoption de nouveaux outils digitaux ont permis de mieux faire face à la crise sanitaire 💫 Pourtant, alors qu’avant la pandémie, c’était l’immaturité technologique et la résistance des employés au changement qui étaient les principaux obstacles à la transformation des entreprises. Aujourd’hui, avec ce recours soudain à la technologie, c'est la complexité organisationnelle, le manque de compétences adaptées, et l’épuisement des employés qui posent problème 🚩

L’accélération “forcée” de la transformation numérique a donc eu du bon pour répondre à la crise sanitaire, mais il y a encore du chemin à faire pour permettre aux collaborateurs de pleinement intégrer ces changements dans leurs habitudes de travail.

Plus particulièrement, c’est notre cerveau qui souffre de cette hyperconnexion soudaine.

II - Les limites de notre cerveau face à l’hyperconnexion

Le télétravail complexifie la gestion du temps et l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle 👨‍💻 On arrive même parfois à un épuisement cérébral, et retrouver la concentration est un véritable calvaire ! Pour preuve, la recherche “se concentrer au travail” a augmenté de 300% sur Google.

Effectivement, avec cette montée en flèche du digital, nous sommes dépassés par la quantité d’informations que nous recevons chaque jour. On parle même d’infobésité. Nous consultons notre téléphone 221 fois par jour en moyenne selon une étude Tecmark*(1) 🤳 En effet, les sollicitations externes sont très nombreuses et il est difficile de ne pas consulter ses mails, naviguer sur les réseaux sociaux ou jeter un œil aux dernières actualités sans arrêt, car notre cerveau a une forte appétence pour ces informations. La nouveauté lui plaît, et les notifications à tout va le stimulent fortement.

Malheureusement, ces comportements nous font aussi considérablement perdre en efficacité. En fin de journée, nous ressentons alors plus facilement de l’épuisement et l’impression d’avoir omis des informations importantes...

Ces exemples sont simplement la preuve que bien que le cerveau humain ait beaucoup évolué au travers des siècles, il n’est pas encore tout à fait adapté à la transformation numérique…🤯 Concrètement, ce dernier passe son temps à filtrer les informations, ce qui génère du stress chez l’humain qui est incapable de tout traiter en simultané. Il a même été prouvé que nous ne pouvions pas nous concentrer sur deux tâches à la fois correctement. Le risque ? Faire des erreurs et perdre en efficacité. L’attention a ses limites et lorsque nous les atteignons, une fatigue mentale survient. Il n’est pas toujours facile de l’identifier, mais par exemple, elle peut apparaître lorsque nous commençons à relire plusieurs fois un paragraphe sans en comprendre le sens 🥱

Alors comment faire face à cette abondance d’informations provoquée par la transformation numérique ? Voici quelques clés...

III - Les solutions

Solution 1 : Déconnecter pour éviter le technostress et favoriser l’efficacité

Aujourd’hui, les individus souffrent de “multitasking”. Comme évoqué précédemment, nous nous acharnons à réaliser plusieurs tâches à la fois, ce qui augmente le stress et nous donne l’illusion de gagner du temps, alors qu’en réalité nous perdons en efficacité.

Dans le contexte de la crise sanitaire et pour aller vers davantage de résilience face à l’adversité, il est important de choisir des distractions qui favorisent le bien-être, et de mettre fin à celles qui nous parasitent, comme regarder son téléphone toutes les 10 minutes par exemple. Cela permet d’économiser son énergie et d’être plus efficace et moins stressé au travail.

Pour faciliter la déconnexion au numérique, suggérer à ses équipes de réaliser des réunions en marchant par exemple, est une bonne idée pour réduire la fatigue liée aux écrans🚶. Les journées sans e-mails, ou la coupure d'accès au serveur pendant le weekend sont également des techniques radicales mais salvatrices 🙌

Aussi, les collaborateurs doivent absolument se créer de nouvelles habitudes de travail : faire de vraies pauses pour réduire la fatigue mentale, éteindre leur téléphone pendant quelques heures pour se concentrer davantage sur une tâche, ou encore éviter de combler un temps de pause derrière un autre écran (TV, tablette…). Dans un monde merveilleux, ces moments de creux pourraient même être remplacés par quelques rêveries ?😉 Et oui, elles sont bénéfiques à la créativité et l’imagination selon Laurent Karila, psychiatre et addictologue.

Solution 2 : Développer une culture du feedback dans l’équipe

Selon une récente étude IBM*(2), les managers surestiment leurs efforts de soutien pour maintenir le bien-être et l’efficacité des collaborateurs à distance. En effet, 75 % des managers affirment qu’ils soutiennent la santé physique et émotionnelle de leurs collaborateurs, alors que seulement 46 % des employés ressentent ce soutien.

Les collaborateurs sont épuisés et il est nécessaire de les soutenir pour les réengager. Le télétravail ne favorise pas les échanges informels et le sentiment d’isolement gagne du terrain. Les salariés ont besoin d’exprimer leurs attentes et le rôle des managers est de faire sauter les tabous, pour oser évoquer certains mal-être liés à la crise sanitaire et au télétravail. D’autant plus lorsqu’on sait que l’être humain donne bien plus d’importance au négatif qu’au positif... On dit même qu’il nous faut trois émotions positives pour compenser une émotion négative ! C’est ce qu’on appelle “le biais de négativité”, l’un des nombreux biais des sciences cognitives. Pour les personnes les plus perturbées par cette perte de repères et l’incertitude que génère la crise, les soutenir en faisant appel à des psychologues du travail peut parfois être une solution ✅

Pour fluidifier les rapports humains, donner de la place à chacun et assurer la transparence au sein des équipes, les managers et la fonction RH doivent donc à tout prix développer une culture du feedback. Il est essentiel d’ouvrir le dialogue pour trouver des solutions et améliorer le bien-être et la performance des équipes 🗣 Pour cela, il y a par exemple Bloom at Work ! C’est un excellent outil permettant de générer du feedback.

Enfin, n’oublions pas les échanges informels, qui permettent de s'évader, et de renforcer la cohésion. Prendre soin de ses collaborateurs et recréer du lien ne doit pas être une option !😉

Solution 3 : Les soft skills à l’action

Dans ce contexte de transformation numérique et donc de grands changements dans les habitudes des collaborateurs, les managers et les services RH se sont aussi rendus compte de l’importance des compétences comportementales, autrement appelées “soft skills”.

En effet, alors que les savoir-faire (ou hard-skills) deviennent un jour caduques, les soft skills sont des aptitudes qui perdurent dans le temps. Mieux vaut donc miser aujourd’hui sur les compétences comportementales qui permettent une plus grande adaptabilité et font donc mieux face au changement. D’autant plus, lorsqu’on sait que 85% des métiers de 2030 n’existent pas encore aujourd’hui*(3)...

Les soft skills se développent dans le temps, par un travail de conscience et d’attention. L’acquisition de compétences telles que : l’observation, l’écoute active ou la concentration, contribuent à faire face aux désagréments de la transformation numérique et à mieux s’acclimater au télétravail. Dans le contexte actuel, les managers plus particulièrement, doivent sans cesse :

- Faire preuve de curiosité et s’intéresser aux nouvelles pratiques et solutions numériques pour les appliquer à leurs méthodes de travail 🧐

- Écouter malgré la distance, en questionnant et en reformulant pour bien comprendre les différents interlocuteurs. Concrètement, il est important d’apprendre à “taire ses pensées” pour se concentrer sur le discours de notre interlocuteur et ainsi favoriser une écoute active👂

- S’adapter et faire preuve de bienveillance, se montrer indulgents et attentionnés pour faciliter la collaboration à distance 😇

Pour finir par quelques exemples concrets, la capacité d’adaptation est une soft skill très appréciée par les entreprises en ces temps d’incertitude. L'agilité quant à elle, devient une méthode de fonctionnement généralisée à tous les métiers. Enfin, selon une enquête réalisée en 2017 par BMO, pôle emploi, BVA et Crédoc, 93% des employeurs considèrent que la capacité à être autonome est une qualité indispensable.

Solution 4 : Préparer l’avenir avec des formations adaptées

Nous venons de l’expliquer, encourager l’adoption des softs skills dans les équipes devient essentiel pour pérenniser la performance. Il est donc nécessaire de mettre en place des formations ou ateliers pour favoriser l’adaptabilité, la reconversion et l’actualisation des compétences.

Le télétravail n’aide pas les managers à diriger leurs équipes et cela se comprend, l’organisation de l’entreprise est totalement chamboulée. Des formations adaptées doivent donc être mises en place pour les aider à manager à distance. D’autant plus que selon l’étude IBM*(2) pré-citée, les chiffres montrent que les cadres surestiment l’efficacité de leurs efforts de formation dans le cadre du maintien de l'activité à distance. 80 % estiment qu’ils aident leurs employés à acquérir les nouvelles compétences nécessaires pour travailler pendant la pandémie, alors que seulement 38 % des employés interrogés sont en accord avec cette idée 🤨

Pour faire face à la transformation numérique et au télétravail constant, des formations pour développer la concentration, les nouveaux usages numériques ou la créativité doivent donc être mises en place pour l’ensemble des collaborateurs. Des ateliers peuvent aussi être organisés pour faciliter l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle ou pour donner des clés afin d’encourager à la déconnexion.

D’autre part, il est nécessaire de repenser la formation à distance 🎓 Depuis le début de la crise sanitaire, le e-learning s’est accéléré et certaines entreprises qui proposaient une offre complètement digitale ont pris de l’avance sur leurs concurrents. C’est le cas de Coorpacademy par exemple, qui développe des outils innovants et adaptables de micro formations aux softs skills. Cependant, il faut garder à l’esprit que l’intégration de ces compétences comportementales se fait également par un déclic et une prise de conscience, pas seulement par le biais d’une formation…

Dans le contexte du 100% distanciel, certains affirment que les outils de e-learning doivent devenir des outils de social learning 🚀 Cette méthode d’apprentissage développée par le psychologue canadien Albert Bandura, se base sur les interactions entre les personnes. De nombreuses études ont prouvé à quel point cette dernière était plus efficace que les autres modes d’apprentissage. L’objectif du Social Learning est d'échanger, de partager, et de construire avec les membres du groupe. En effet, pour stimuler pleinement des apprenants et augmenter les chances de succès de la formation, les échanges et la gamification sont de mise 💯 ShaKaï par exemple, est l’un de ces outils de social learning (si vous êtes curieux ou que cela vous intéresse, vous pouvez nous demander une démo, on sera ravi de vous le faire découvrir 🙂).

La crise sanitaire nous a donc “permis” de considérablement faire évoluer nos méthodes de travail, notamment via l’utilisation du numérique. Toutefois, il est indispensable que nous nous adaptions vite et bien, pour mieux appréhender cette transformation numérique accrue et n’en tirer que les bienfaits ! Favoriser la déconnexion pour éviter le technostress, assurer la libération de la parole et le soutien psychologique de manière constante, ou encore proposer des formations adaptées pour développer les soft skills indispensables à la situation… Ces solutions sont autant d’actions à mettre en œuvre pour travailler dans de bonnes conditions et de manière sereine, afin de passer ce cap en douceur. Sans oublier, la bienveillance, qui doit toujours rester au cœur des échanges ! Rien de tel que de l’entraide et la solidarité, pour motiver les troupes 🙏

Sources :

*(1) : étude du bureau de marketing Tecmark au Royaume-Uni de 2014

*(2) : selon une étude IBM Institute for Business Value (IBV) sur les initiatives des cadres pour maintenir la continuité de l’activité

*(3) : Selon une étude publiée par Dell et l'Institut pour le futur